A Kbt. a megfelelő ajánlattétel elősegítése érdekében előírja, illetve bizonyos esetekben lehetővé teszi az eljárást megindító felhívást kiegészítő anyag, a közbeszerzési dokumentumok készítését. E kötelezettség, illetve lehetőség előírásának praktikus oka: az eljárást megindító felhívásban, különösen, ha az hirdetmény útján kerül közzétételre, általában nem lehet kimerítő részletességgel megadni a műszaki leírást és a szükséges műszaki dokumentumokat, továbbá a szerződéses feltételeket.
Az új Kbt. új fogalmat vezet be a dokumentáció helyett: a közbeszerzési dokumentumok fogalmát.
Azonban nem csupán megnevezésbeli különbségről van szó, a közbeszerzési dokumentumok körébe tartozó dokumentumok köre tágabb, mint amit dokumentáció alatt értettünk: az eljárást megindító felhívás is ide sorolandó. A Kbt. értelmező rendelkezései közöt találjuk a közbeszerzési dokumentum fogalmát. E szerint közbeszerzési dokumentum minden olyan dokumentum, amelyet az ajánlatkérő a közbeszerzés vagy a koncesszió tárgya, illetve a közbeszerzési vagy koncessziós beszerzési eljárás leírása vagy meghatározása érdekében hoz létre, illetve amelyre ennek érdekében hivatkozik, így különösen:
- az eljárást megindító hirdetmény,
- az eljárást megindító felhívásként alkalmazott előzetes tájékoztató,
- műszaki leírás,
- ismertető,
- kiegészítő tájékoztatás,
- javasolt szerződéses feltételek,
- a gazdasági szereplők által benyújtandó dokumentumok mintái,
- részletes ártáblázat vagy
- árazatlan költségvetés.
Az ajánlatkérő a közbeszerzési dokumentumokat - az eljárás során adott kiegészítő tájékoztatás és az egyes eljárásfajtáknál meghatározott eltérő esetek kivételével - az eljárást megindító felhívás közzétételének vagy megküldésének időpontjától köteles rendelkezésre bocsátani. A megfelelő ajánlattétel és részvételi jelentkezés elősegítése érdekében, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás kivételével, az ajánlatkérő köteles az alábbi, a felhívást kiegészítő közbeszerzési dokumentumokat rendelkezésre bocsátani:
a) a szerződéstervezetet, kivéve tárgyalásos eljárásban és versenypárbeszéd esetén, ahol az ajánlatkérő jogosult szerződéstervezet helyett csak az általa ismert szerződéses feltételeket meghatározni,
b) az ajánlat és a részvételi jelentkezés elkészítésével kapcsolatban az ajánlattevők, illetve a részvételre jelentkezők részére szükséges információkról szóló tájékoztatást, az ajánlat és részvételi jelentkezés részeként benyújtandó igazolások, nyilatkozatok jegyzékét, valamint az egységes európai közbeszerzési dokumentum mintáját. Az ajánlatkérő további ajánlott igazolás- és nyilatkozatmintákat bocsáthat rendelkezésre.
A közbeszerzési dokumentumokat ajánlatonként vagy részvételi jelentkezésenként legalább egy ajánlattevőnek, részvételre jelentkezőnek vagy az ajánlatban, illetve részvételi jelentkezésben megnevezett alvállalkozónak elektronikus úton el kell érnie, az ajánlattételi határidő lejártáig, több szakaszból álló eljárásban a részvételi határidő lejártáig.
A dokumentáció ellenértéke
Az új szabályozás alapján a közbeszerzési dokumentumokat térítésmentesen kell rendelkezésre bocsátani.
A dokumentáció rendelkezésre bocsátása
Az ajánlatkérő köteles a közbeszerzési dokumentumokat a gazdasági szereplők számára
- elektronikus úton
- korlátlanul és teljeskörűen,
- térítésmentesen
hozzáférhetővé tenni.
Ha egyes közbeszerzési dokumentumok elektronikus, korlátlan, teljes körű, térítésmentes hozzáférhetővé tétele nem lehetséges, mert
a) a közbeszerzés jellegéből adódóan olyan sajátos elektronikus kapcsolattartási forma lenne alkalmazandó, amely nem áll széles körben a gazdasági szereplők rendelkezésére,
b) a közbeszerzési dokumentumok tartalma nyílt forráskódú, vagy a gazdasági szereplők széles körében rendelkezésre álló alkalmazások felhasználásával nem megjeleníthető, vagy felhasználási engedélyhez kötött, és az ajánlatkérő a szükséges alkalmazásokat, illetve felhasználási engedélyt nem tudja a gazdasági szereplők rendelkezésére bocsátani,
c) a közbeszerzési dokumentumok rendelkezésre bocsátása olyan különleges irodai berendezést igényelne, amely nem áll széles körben az ajánlatkérők rendelkezésére vagy
d) a közbeszerzési dokumentumok üzleti titkot vagy minősített adatot tartalmaznak, illetve biztonsági vagy nemzetbiztonsági okból bizalmas jellegűek és a gazdasági szereplők széles körében rendelkezésre álló elektronikus kapcsolattartási forma alkalmazásával a megfelelő védelem nem biztosítható,
az ajánlatkérő az eljárást megindító felhívásban jelzi, hogy a közbeszerzési dokumentumokat milyen - adott esetben az elektronikus úttól eltérő - módon fogja a gazdasági szereplők rendelkezésére bocsátani, vagy a közbeszerzési dokumentumok bizalmas jellegének megőrzése érdekében milyen intézkedésekalkalmazását írja elő és milyen módon lehet az érintett dokumentumhoz hozzáférni.
Ha az ajánlatkérő a közbeszerzési dokumentumokat a gazdasági szereplők részére nem teljeskörűen, korlátlanul, elektronikusan bocsátja rendelkezésre, akkor az egyébként alkalmazható ajánlattételi határidőnél 5 nappal hosszabb ajánlattételi határidőt kell alkalmaznia.