A közbeszerzések legalább egy évre előre történő tervezése megteremtheti az alapot a közbeszerzések igény szerinti minőségben és határidőben történő megvalósulásához. A Kbt. célja tehát a közbeszerzési terv készítésére vonatkozó kötelezettség előírásával az, hogy az ajánlatkérő szervezeteket rászorítsa arra, hogy minél hamarabb vegyék számba az adott évre tervezett közbeszerzéseiket, megelőzve ezzel a közbeszerzések részekre bontása tilalmának megsértését, vagy a késedelmes, illetve nem megfelelő eljárásindítást.
A Kbt. 6.§ (1) bekezdés a)-d) pontjaiban meghatározott ajánlatkérők a költségvetési év elején, legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet („közbeszerzési terv") kötelesek készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseikről.
Nem kell közbeszerzési tervet készíteni az alábbi ajánlatkérőknek:
- A Kbt. XIV. fejezete szerint eljáró közszolgáltató tevékenységet ellátó ajánlatkérői körre (Kbt. 6.§ (1) bekezdés e)-f) pont szerinti ajánlatkérők). Ennek oka az általuk gyakorolt tevékenységek üzleti jellege, amely a tervezés megvalósulását eleve biztosítja.
- A központosított közbeszerzés során az ajánlatkérésre feljogosított szervezetre.
- A csupán a költségvetési, illetve uniós támogatásra tekintettel ajánlatkérőnek minősülő szervezetekre (Kbt. 6.§ (1) bekezdés g) pont szerinti ajánlatkérők).
- Az önként illetve szerződés vagy jogszabályi kötelezés alapján közbeszerzőkre (Kbt. 6.§ (1) bekezdés h) pont szerinti ajánlatkérők).
A közbeszerzési terv nyilvános.
A közbeszerzési tervet az ajánlatkérőnek legalább 5 évig meg kell őriznie.
A közbeszerzési terv elkészítése előtt az ajánlatkérő indíthat közbeszerzési eljárást, amelyet a közbeszerzési tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell.
Ugyanakkor a közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét.
Az ajánlatkérő a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is.
Az ajánlatkérő köteles a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző szervek kérésére a közbeszerzési tervét megküldeni.
Hogyan készítsünk közbeszerzési tervet?
A közbeszerzések tervezéséhez kiindulópont a beszerzési terv. Az adott évre tervezett beszerzések tárgyát és becsült értékét meghatározó beszerzési terv alapján, az egybeszámítási kötelezettség alkalmazásával állítható össze a közbeszerzési terv. Ha tehát az ajánlatkérő nem készíti el megfelelő időben beszerzési tervét, nem fogja tudni időben elkészíteni közbeszerzési tervét sem, és így azon túl, hogy jogszerűtlenül jár el, veszélybe kerülhet közbeszerzéseinek – megfelelő időben történő – megkezdése és igény szerinti megvalósulása is.
A közbeszerzési terv tartalmára vonatkozóan a törvény nem állapít meg szabályokat; a jogalkalmazás elősegítése érdekében azonban a Közbeszerzések Tanácsának elnöke minta dokumentumot bocsátott az ajánlatkérők rendelkezésére . E szerint a közbeszerzési tervet közbeszerzési tárgyak szerinti bontásban kell elkészíteni és az adott közbeszerzésre vonatkozóan legalább szerepeltetni kell:
- tárgyát,
- mennyiségét,
- CPV szerinti számát,
- az irányadó eljárási rendet,
- a tervezett eljárási típust,
- az időbeli ütemezését, ezen belül, az eljárás megindításának időpontját és a szerződés teljesítésének várható időpontja vagy a szerződés időtartamát, továbbá
- sor kerül-e vagy sor került-e az adott közbeszerzéssel összefüggésben előzetes összesített tájékoztató közzétételére.
Szolgáltatás esetén, a fentieken túl, praktikus még feltüntetni a szolgáltatási kategória számát is.
A Közbeszerzések Tanácsának elnöke a tájékoztatójában nyomatékosan az ajánlatkérők figyelmébe ajánlja, hogy a közbeszerzési tervben ne tüntessék fel a közbeszerzés becsült értékét, mert az befolyásolhatja az ajánlattevőket ajánlati áruk kialakításakor.
A közbeszerzési terv könnyebb elkészíthetősége érdekében érdemes már a beszerzési tervet is ebben a rendszerben elkészíteni, azzal, hogy abban a beszerzés becsült értékét is mindenképpen javasolt szerepeltetni, hiszen a becsült érték ismerete nélkül nem állapítható meg a közbeszerzési kötelezettség.