A közbeszerzési törvény előírja, hogy az ajánlatkérő – a vonatkozó jogszabályokkal összhangban – köteles meghatározni
- a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét,
- a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek valamint szervezetek felelősségi körét,
- a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét.
E körben meg kell határoznia különösen az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, vagy testületeket (Közbeszerzési szabályzat).
Ha az ajánlatkérő nem rendelkezik általános jellegű a fentieknek megfelelő közbeszerzési szabályzattal, vagy a szabályzattól - az abban meghatározott módon - való eltérés feltételei fennállnak, legkésőbb az adott közbeszerzési eljárás előkészítését megelőzően kell meghatároznia a fentieket.
A közbeszerzési szabályzat megléte alapvető feltétele az ajánlatkérő közbeszerzési rendszerének működtetésének. A szabályzat a közbeszerzési eljárásra vonatkozó döntési és felelősségi rend tisztázásával egyértelművé teszi az eljárásába bevont személyek (szervezetek) hatás- és feladatkörét, és ezáltal előmozdítja az eljárások felelősségteljes és szakszerű lebonyolítását.
A Közbeszerzési Döntőbizottság, ha az érdemi határozatában jogsértést állapít meg, jogosult bírságot kiszabni a Kbt. szabályait megszegő szervezettel (személlyel), valamint a jogsértésért felelős személlyel, illetőleg a szervezettel szemben. E személy, szervezet kilétére vonatkozóan nyilván a közbeszerzési szabályzat tartalmaz hiteles információt.